El Legal Project Management en la transformación digital de los servicios jurídicos

En el presente artículo me propongo examinar el Legal Project Management (o también conocido como la gestión legal de proyectos), analizar las etapas y requisitos de su implementación, los beneficios que reporta para el ámbito jurídico y finalmente, las nuevas habilidades que requerirán ser desarrolladas por parte de los abogados.

¿Qué es el Legal Project Management?

Según Esteve de Miguel (2019) el término “Legal Project Management” (L.P.M.) se usa para referirse a la aplicación de técnicas de gestión de proyectos en un contexto legal para desarrollar un determinado servicio o producto. Es adaptar los conocimientos, técnicas, herramientas y habilidades propias del project management al sector legal, con el objetivo de mejorar, agilizar y dinamizar la oferta de soluciones profesionales por parte de despachos de abogados y departamentos jurídicos de empresa (Cortés et al.; 2019). Smith (s.f.) opina que el “L.P.M.” brinda a los abogados los medios para lograr cuestiones u objetivos de forma más precisa y manejar la ejecución del trabajo de forma más efectiva.

Ahora bien, al hablar de gestión de proyectos surge la siguiente pregunta: ¿pueden ser considerados los asuntos jurídicos como “proyectos”? En opinión de Smith (s.f.) la respuesta es afirmativa debido a que tienen una fecha de inicio y de fin; son temporales; y crean algo nuevo y único. En este mismo sentido, Cortés et al. (2019) coinciden y agregan otras características que revisten los proyectos tales como:

• deben ser comunicados;
• tienen parámetros (una duración finita);
• deben asegurar la calidad con la gestión de riesgos;
• tienen un impacto duradero;
• sus tareas tienen un orden lógico; y
• tienen un marco conceptual.

En conclusión, podemos sostener que los asuntos jurídicos pueden ser conceptualizados como proyectos y es por ello que pueden aplicarse las técnicas propias de la gestión de proyectos y adaptarlas al ámbito legal para aprovechar sus beneficios.

Por otro lado, para aplicar este nuevo enfoque estratégico y organizativo (Cortés et al.; 2019) en opinión de Eugenia Navarro^[1], se requieren dos pilares fundamentales: en primer lugar, un modelo innovador en la facturación. Lo anterior necesariamente implica un cambio en el modelo de negocios tradicional de la facturación por horas que ha regido en el ámbito jurídico y reemplazarlo por un nuevo sistema de facturación basado en objetivos o en proyectos. Esto último tiene como objetivo asegurar que la satisfacción del cliente sea la prioridad y permite no sólo mantener una buena relación con éste a lo largo del tiempo, sino también garantizar una medición más eficaz de los resultados obtenidos y un aumento de la productividad.

El segundo pilar sería la tecnología que permita utilizar las distintas funcionalidades y etapas del L.P.M. Al respecto, Fernández Comas (2016) opina que el soporte tecnológico es fundamental en la implantación del L.P.M. pero que debe hacerse de manera estratégica. En este sentido lo recomendable sería identificar aquella tecnología que cubra la mayor cantidad de funciones de manera ordenada e integral.

Al respecto, hay quienes consideran que lo ideal sería el desarrollo de software especializados en materia jurídica para la gestión de proyectos. Por el contrario, Fernández Comas (2016) entiende que hay una mayoría de despachos que no podrían permitirse la adquisición de una herramienta desarrollada ad hoc para el sector legal, por lo que lo recomendable sería que se integren las funcionalidades del L.P.M.  a las herramientas ya existentes de software de gestión legal actuales.

¿Cómo se implementa el L.P.M.?

A grandes rasgos podemos decir que en la gestión de proyectos existen cuatro etapas principales.

1. La primera es la etapa de definición o admisión del proyecto, en la cual se definen las características del mismo tales como objetivos, partes interesadas, alcance del proyecto, limitaciones, asignación de recursos, entre otras.
2. La segunda etapa es la de planificación del proyecto que consiste en describir más detalladamente las tareas y asignarlas a sus responsables, la asignación de presupuestos y establecimiento de fechas límites.
3. La tercera es la etapa de ejecución donde se realiza el trabajo planificado y se monitorea el avance de las tareas.
4. Finalmente, la cuarta etapa es la de revisión, y es aquella en la que se evalúan los resultados obtenidos del proyecto y se analizan tanto los aspectos positivos como aquellos aspectos a mejorar a los fines de ir perfeccionando el desempeño del equipo de trabajo.

Beneficios del Legal Project Management

Con respecto a los beneficios que reporta este nuevo enfoque, Dodds (2020) postula que puede favorecer al mismo tiempo a las firmas legales y a los clientes. En relación a los beneficios reportados para las primeras menciona la mayor satisfacción del cliente, una mayor rentabilidad, una mejor gestión de riesgos, la diferenciación de los competidores, un mejor trabajo en equipo, entre otros.

En referencia a los beneficios a favor del cliente identifica la predictibilidad de costos, el fortalecimiento de la comunicación, el manejo de expectativas, un enfoque mejor gestionado del trabajo, los trabajos entregados a tiempo, una mayor eficiencia, una mayor calidad y consistencia.

Si bien hay autores que destacan la diferenciación competitiva del estudio jurídico en el mercado como el factor más destacable de la implementación del L.P.M. y esto es sumamente valioso, en mi opinión el verdadero cambio de paradigma se encuentra en posicionar a la satisfacción del cliente como centro y prioridad de la labor del abogado. En este sentido, creo que además de importar los conocimientos del mundo de los negocios referentes a la gestión de proyectos también podría integrarse la “filosofía Inbound”. Tal como expresa Fautsch (2014) esta última es entendida como una filosofía centrada en las personas, sus necesidades y enfocada en crear lazos de confianza con los clientes, en lugar de enfocarse en vencer a la competencia. Si bien suele aplicarse en el ámbito del marketing, existe la opinión compartida de que más que una estrategia es una filosofía empresarial y por lo tanto puede aplicarse a distintas fases de la relación con el cliente, tanto al momento de la venta como al momento de la prestación de un servicio.

La importancia de analizar y cambiar la forma en la que se abordan las relaciones con los usuarios radica en el cambio del perfil del consumidor actual como consecuencia de la transformación digital que ha acontecido en el mundo. En la actualidad, los usuarios tiene acceso constante a una gran cantidad de información y ofertas de servicios de todos los ámbitos de la vida (incluidos los servicios jurídicos), lo que ha llevado a que desarrollen un perfil más exigente a la hora de adoptar una decisión. Es por esto que considero que quienes prestan servicios jurídicos, al no estar exentos de los efectos de la transformación digital, deberían sopesar la posibilidad de extraer aprendizajes de otras áreas del conocimiento y plantear la relación con los clientes desde otra perspectiva. Actualmente se habla de la “digitalización” del ámbito jurídico pero creo que este es un concepto limitado y que habría que comenzar a hablar más acerca de una verdadera “transformación digital”, lo que implica un cambio profundo de mentalidad y de la forma de prestar los servicios.

Nuevas habilidades para los abogados

Finalmente y en vinculación con esto último, creo firmemente que la implementación del Legal Project Management requiere el desarrollo de nuevas habilidades por parte de los abogados. En primer lugar, tal como sostiene Torres Varela (2020) es necesario tener flexibilidad cognitiva, lo que implica estar abierto al cambio y no temer la experimentación de nuevas ideas. En segundo lugar será necesario, por un lado, el desarrollo de las habilidades denominadas “duras” o “hard skills” tales como conocimiento de técnicas, herramientas y procesos del project management; y la utilización de metodologías ágiles tales como Scrum o Kanban (Cortés, 2019). Pero, al mismo tiempo, el desarrollo de las conocidas como “soft skills” o habilidades blandas entre las cuales podemos mencionar el trabajo colaborativo (como superador del trabajo en equipo), la comunicación asertiva, la empatía y manejo de relación con el cliente. En este mismo orden de ideas, Ana Marra (s.f.) sostiene que para el Legal Project Management son necesarias nueve inteligencias: Inteligencia visual-espacial, cinestética, lógica matemática, lingüística, musical, interpersonal, intrapersonal, naturalista y existencial. Además, menciona otras inteligencias que me interesaría destacar:

1. la inteligencia creativa: como aquella que implica fluidez para la producción de ideas, flexibilidad para ver y aprovechar situaciones en diferentes formas, y originalidad para dar respuestas únicas;
2. la inteligencia emocional: que contempla tanto la inteligencia intrapersonal como la interpersonal y que contiene elementos como la conciencia de uno mismo, el autocontrol, la auto motivación, empatía y habilidades sociales en general; y
3. la inteligencia colaborativa: basada en la idea de trabajo en equipo para lograr un objetivo en común.

En resumen, podemos decir que para la aplicación del L.P.M. es necesario que los abogados complementen los conocimientos relativos al derecho con conocimientos de otras disciplinas y habilidades. Para referirse a este nuevo perfil de los abogados se habla del “modelo Delta”. Este modelo hace referencia a las áreas que los profesionales del derecho deberían desarrollar y las divide en tres: primeramente la área de Derecho se refiere al tradicional conocimiento jurídico, incluido el saber documentar, escribir y analizar un problema desde la perspectiva jurídica; en segundo lugar, el área de Negocios y Operaciones implica que el abogado tenga conocimientos acerca del negocio, gestión de proyectos, flujos de trabajo, tecnología disponible, entre otros; y finalmente, el área de Habilidades Personales hace referencia a la inteligencia emocional, el conocimiento y autocontrol de las emociones propias, la empatía con las emociones ajenas, el saber comunicar y tener capacidad para la gestión de las relaciones.

Conclusión

Nos encontramos en un mundo cambiante, marcado por una profunda transformación digital que ya forma parte permanente de nuestras vidas y que modifica profundamente la forma en la que se prestan los servicios. El mundo jurídico no es la excepción y debemos comenzar a entender que la verdadera transformación no es equivalente a la conocida “digitalización”. El cambio que se necesita es mucho más profundo y requiere modificar la forma en la que entendemos la labor tradicional del abogado. El Legal Project Management es una de las vertientes a través de la cual se puede comenzar a transformar el ejercicio del derecho y que permite enfocarse en un aspecto fundamental: el cliente y sus necesidades como centro.

BIBLIOGRAFÍA

Cómo cultivar un perfil de abogado Delta desde la Legaltech. (2020). Recuperado el 9 de abril de 2021 de https://blog.lemontech.com/como-cultivar-un-perfil-de-abogado-delta-desde-la-legaltech/.

Cortés, J.Mª. (2019). Legal Project Management. La gestión de proyectos en el sector legal. [archivo PDF]. Recuperado el 9 de abril de 2021 de https://elderecho.com/legal-project-management-abogados.

Dodds, S. J. T. (2020). El auge de la gestión de proyectos legales (Lawyers Management Program). Recuperado el 9 de abril de 2021 de https://lexlatin.com/opinion/auge-gestion-proyectos-legales-lawyers-management-program.

Esteve de Miguel, S. (2019). Legal project management: la guía definitiva para gestionar tus proyectos legales. Recuperado el 9 de abril de 2021 de https://blog.biglelegal.com/es/legal-project-management-la-guia-definitiva.

Fautsch, R. (2014). La filosofia inbound en pocas palabras. Recuperado el 9 de abril de 2021 de https://blog.hubspot.es/marketing/la-filosofia-inbound-en-pocas-palabras.

Fernández Comas, J.M. (2016). Gestión de proyectos legales y tecnología. Recuperado el 9 de abril de 2021 de https://www.derechopractico.es/gestion-de-proyectos-legales-y-tecnologia/.

Legal Project Management para abogados. (2019). Recuperado el 9 de abril de 2021 de https://elderecho.com/legal-project-management-abogados.

Torres Varela, J. (2020). Abogados digitales. Point. ABOGADODIGITAL.TFDC.CO.

Smith, A. (s.f.). Legal project management: an overview. Recuperado el 9 de abril de 2021  de: https://uk.practicallaw.thomsonreuters.com/w-005-3765?transitionType=Default&contextData=(sc.Default)&firstPage=true.

Marra, A. (s.f). Legal Project Management: An Environment for Nine Intelligences. Recuperado el 12 de abril de 2021 de https://lawahead.ie.edu/legal-project-management-an-environment-for-nine-intelligences/.

^[1] Citada por Fernández Comas (2016)

Un artículo de Aldana Belando

Abogada recibida en la Universidad Nacional del Litoral, Argentina. Entusiasta del Derecho de Empresa, el Legaltech, las nuevas tecnologías, el ambiente emprendedor y la agilidad. Emprendedora en Transformación Digital. Leer todos sus artículos »

"NO REPRODUZCAS SIN CITAR LA FUENTE"

Querido lector: dispones del permiso del editor de Juristas con Futuro y del mismo autor de este artículo para reproducir todo o una parte del mismo, siempre que cites la fuente de origen y que no consideres importante que Google penalice tu web por tener contenido duplicado. Así que, simplemente copia lo siguiente:

Aldana Belando. El Legal Project Management en la transformación digital de los servicios jurídicos [online]. Juristas con Futuro. 15/04/2021. https://www.juristasconfuturo.com/innovacion/productividad-para-abogados/legal-project-management-como-via-para-la-transformacion-digital-del-ambito-juridico/. Consulta: [indicar la fecha en que has consultado el artículo]